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Coordonnatrice exécutive / Coordonnateur exécutif

EUMC

 

Titre du poste : Executive Coordinator
Lieu du poste : Ottawa
Supérieur(e) : Directeur général
Date limite : 24 septembre, 2017


Nature et portée

La coordonnatrice exécutive / le coordonnateur exécutif appuie le bureau du directeur général et l'équipe de la haute direction dans la mise en œuvre des responsabilités de l'organisme.

Ces fonctions englobent les communications avec le Conseil d'administration de l'EUMC, ainsi que l'organisation et la coordination des réunions du Conseil et des comités; les communications avec les gouvernements, les universités et collèges membres et les autres interlocuteurs de l'EUMC; la planification et la coordination des événements de l’organisme, comme le Forum international et l'Assemblée annuelle, et les activités liées à divers prix; l’exécution indépendante de toutes les tâches administratives quotidiennes associées au bureau du directeur général. 

La coordonnatrice exécutive / le coordonnateur exécutif sera responsable de ce qui suit.

Gestion et coordination du bureau du directeur général

  • Appuyer le directeur général et le Comité de gestion pour suivre et piloter les processus de planification stratégique de haut niveau
  • Effectuer la gestion des processus et des documents pour le bureau du directeur général et le Comité de gestion
  • Appuyer le bureau du directeur général pour organiser les rendez-vous, les voyages, les communications internes et externes, ainsi que la correspondance officielle et la liaison avec les bureaux des homologues, les universités et collèges, les donateurs et les agences partenaires
  • Appuyer le Comité de gestion et les autres comités présidés par le directeur général : préparer et diffuser la documentation, enregistrer les réunions et faire circuler les  procès-verbaux
  • Suivre les dates importantes et tenir à jour le calendrier de l'organisme
  • Toutes les autres tâches connexes à la demande du directeur général



    Secrétaire auprès du Conseil d’administration

  •  Appuyer le Conseil d'administration de l'EUMC, le Comité exécutif et le Comité des mises en candidature : coordonner tous les arrangements pour les réunions du Conseil, notamment les voyages, les hôtels, les remboursements et le paiement des dépenses, le soutien technique, les fonctions sociales
  • Préparer et diffuser la documentation relative aux réunions du Conseil : recueillir et préparer les enregistrements, prendre et distribuer les procès-verbaux des réunions, coordonner la traduction de tous les documents appropriés
  • Appuyer la communication permanente avec les membres du Conseil, y compris la coordination du processus d'auto-évaluation
  • Gouvernance et relations avec les interlocuteurs

  •  Agir en tant que personne-ressource pour les questions ou les activités liées au Règlement ou à la structure de gouvernance de l'EUMC
  • Contribuer à assurer la conformité avec les dispositions des documents de gestion et de la réglementation applicable de l'EUMC
  • Coordonner l'Assemblée générale annuelle de l'EUMC et gérer au besoin les relations avec les membres de l'EUMC
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des communications et des collectes de fonds pour appuyer les initiatives impliquant les principaux anciens, incluant la coordination et la préparation des prix de l'EUMC et la collaboration avec les fiduciaires du Prix Perinbam
  • Collaborer étroitement avec le personnel à propos de l'adhésion des universités et des collèges, en facilitant le renouvellement de l'adhésion, en suivant les visites et les contacts avec les membres, en maintenant de solides relations avec les membres et en fournissant l'aide requise



    Planification/Coordination d’événements
  • Agir en tant que responsable de la coordination logistique du Forum international de l'EUMC : superviser la planification de toutes les facettes de l'événement et assurer une coordination transparente entre les activités clés et les différentes équipes
  • Coordonner et appuyer les autres événements de l’organisme comme les réunions des directeurs de terrain, les retraites du personnel de l'EUMC, les visites de haut niveau et les événements avec les établissements et les anciens


Qualifications et compétences


Études/Expérience

  • Baccalauréat ou maîtrise ou diplôme équivalent de préférence
  • Minimum de sept à dix années d'expérience pertinente
  • Bonne compréhension de la gestion et de la gouvernance des ONG
  • Expérience avec le processus de planification stratégique et la fixation d'objectifs organisationnels
  • Expérience considérable de la gestion administrative d’un bureau dans un poste similaire, relevant des cadres supérieurs et des administrateurs d'un conseil ou traitant avec eux
  • Expérience avec les divers aspects des réunions d'un organisme (procès-verbaux, arrangements logistiques, etc.)
  • Bonne expérience de la coordination d’événements spéciaux
  • Bonne compréhension des enjeux concernant l'égalité des genres et le développement

Compétences

  • Compétences exceptionnelles en communications, notamment compétences verbales, écrites et en relecture en anglais et en français
  • Connaissances supérieures en communications orales et écrites : style d'écriture clair, concis et convaincant
  • Bon sens de l’organisation avec un fort souci du détail
  • Capacité de gérer simultanément plusieurs projets et missions de travail
  • Excellentes compétences interpersonnelles en personne et par téléphone, avec un haut degré de professionnalisme
  • Indépendance et débrouillardise
  • Solide éthique de travail et bon service à la clientèle
  • Jugement, diplomatie et intégrité reconnus et discrétion avec les informations confidentielles
  • Bonnes aptitudes technologiques, maîtrise des dernières versions de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access et du multipostage; recherches par courriel et sur le Web; expérience avec les applications Google et les cyberconférences : un atout solide

Langues

Maîtrise essentielle de l’anglais et du français.  Connaissance de l’espagnol et/ou d’autres langues : un atout.



Contexte

L’EUMC – Entraide universitaire mondiale du Canada – est un organisme canadien sans but lucratif de développement international de premier plan qui contribue à bâtir un monde plus équitable et plus durable. Nous travaillons avec un réseau unique et solide d’établissements d’enseignement postsecondaire, de partenaires du secteur privé et de volontaires pour fournir des possibilités d’éducation, d’emploi et d’autonomisation afin d’améliorer la vie de millions de jeunes défavorisés dans le monde.

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec un personnel interculturel diversifié. Nous offrons à nos employés des occasions stimulantes d’appliquer leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence pour des jeunes de la planète. Nous croyons que les jeunes ont le potentiel de subvenir aux besoins de leurs familles, de bâtir des collectivités solides et de créer un changement social positif pour les générations futures. 

 



Candidatures


L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous encourageons les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidates et les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

Nous communiquerons uniquement avec les candidates et les candidats sélectionnés pour une entrevue. Pas d’appels téléphoniques SVP.

Si vous souhaitez présenter votre candidature à ce poste, veuillez suivre ce lien pour vous inscrire dans la base de données des candidates et des candidats de l’EUMC.

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