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Adjoint(e) d’appui aux opérations, Uniterra

CECICECI

 

Titre du poste : Adjoint(e) d’appui aux opérations, Uniterra
Lieu de travail : Ottawa
Durée : jusqu'en février, 2018
Supérieur(e : Chargée de la gestion des contrats
Échelle salariale : Niveau B, selon l’échelle de salaires de l’EUMC
Début de l’emploi : dès que possible
Date limite : le 25 juin 2017

Le programme de volontariat international Uniterra vise à contribuer à la réduction de la pauvreté et au développement durable par le biais d’approches sectorielles nationales et régionales dans 14 pays en développement avec l’appui de 3 000 volontaires. Le programme met l'accent sur la croissance économique durable pour les jeunes et les femmes. Le programme Uniterra est géré conjointement par le Centre d'étude et de coopération internationale (CECI) et par l’Entraide universitaire mondiale du Canada (EUMC).

Sous la responsabilité de la Chargée de la gestion des contrats, l’agente d’appui aux opérations sera responsable de 1) la logistique administrative des volontaires canadiens en pré-départ et au retour et des volontaires du Sud pendant leur séjour/affectation au Canada et 2) l’appui à l’organisation de la formation des volontaires canadiens en pré-départ.

 

DESCRIPTION DU POSTE :

En  tant  qu’agente d’appui aux opérations, vous êtes responsable de :

Contribution à la gestion de l’Unité

  • Appuyer la création de projets, postes et corrections dans le système de Gestion Informatique (SGI) afin d’assurer la création des contrats pour Uniterra, le Projet d’amélioration de la santé des mères et des enfants (PASME) et autres;
  • Générer des contrats ainsi que des amendements aux contrats et obtenir la signature des contrats volontaires, en appui à la chargée de programme Gestion et administration des contrats;
  • Recevoir et traiter les demandes de transfert de fonds des bureaux terrains EUMC;
  • Procéder aux commandes et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau pour le programme Uniterra;
  • Distribuer et envoyer la correspondance aux bureaux terrains (messagerie);
  • Assurer  le  classement  et  la  mise à jour régulière des dossiers de l’Unité;
  • Organiser  les  réunions  de  coordination  de  l’Unité,  rédiger  les procès-verbaux,  les  distribuer  et appuyer le Coordonnateur dans le suivi des décisions;
  • Participer à la création et l’amélioration des systèmes de procédures et outils de gestion;
  • Superviser et former de nouveaux employés au sein de l’Unité au besoin;
  • Traduire du français à l'anglais;
  • Mise à jour de documents. 

Logistique administrative des volontaires :

  • Assurer le suivi administratif et logistique pré-départ des personnes volontaires canadiennes et  des  participants-participantes  aux séminaires thématiques, incluant  l’organisation  des  voyages (billets, visa, etc.), l’inscription aux  assurances collectives,  etc. pour les volontaires Uniterra EUMC, pour les volontaires Congé Solidaire,  les Étudiants sans frontières (ÉSF) et tout autre volontaire dans un projet de l’EUMC dont le suivi administratif et logistique est assuré par le programme Uniterra;
  • Assurer le  suivi administratif et logistique des volontaires du Sud incluant l’inscription  aux  assurances s’il y a lieu;
  • Soumettre et maintenir les demandes mensuelles pour les paiements d’allocations de subsistance des personnes volontaires Uniterra (DW payroll) et autres au besoin;
  • Participer à la sélection et le recrutement des volontaires au besoin;
  • Rédiger de la correspondance administrative;
  • Traiter les réquisitions, factures et demandes de remboursements des volontaires.

Appui à l’organisation de l’orientation pré-départ et bilans-retour aux volontaires

  • Organiser  la  logistique pour les sessions d’orientation pré-départ des volontaires  canadiens  données par le CECI et/ou l’EUMC ou autres site ainsi que leurs sessions de bilan-retour;
  • Présenter le module des Politiques et normes lors des orientations pré-départ à l’EUMC et au CECI au besoin;
  • Accueillir les bénévoles et les personnes participant aux modules interculturelles et être le point focal au cours des sessions de formation.

 

EXIGENCES :

  • Diplôme   d’études  collégiales  en  techniques  administratives.  Une expérience jugée équivalente pourra être acceptée;
  • Un minimum de 2 ans d’expérience dans des fonctions administratives;
  • Expérience  pertinente  en  coordination  logistique et en rédaction de textes;
  • Expérience en bureautique et connaissance des technologies de l’information;
  • Porteur de l’approche ÉFH et des valeurs des Programmes;
  • Bilinguisme anglais/français (essentiel);
  • Disponible pour le travail occasionnel de fin de semaine. 

Sera considéré comme un atout :

  • Une expérience en coopération internationale;
  • La connaissance de l’espagnol.

Compétences organisationnelles :

  • Organisation du travail.

Compétences relationnelles :

  • Travail   d’équipe,   communication   interpersonnelle,   interaction interculturelle,    Gestion    de   l’information,   Communication   orale, Communication écrite.

Compétences personnelles :

  • Analyse,  Autonomie, Gestion  du  temps et des priorités, Rigueur  et  souci  de  la  qualité,  Respect  des  engagements, Capacité d’adaptation, Patience, Diplomatie Créativité et innovation.

 

CONTEXTE :

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main d’œuvre interculturelle diversifiée.  Nos employés ont des occasions stimulantes d’appliquer leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence pour les jeunes à travers le monde. Nous croyons que les jeunes ont le potentiel de subvenir aux besoins de leurs familles, de bâtir des collectivités solides et de créer un changement social positif pour les générations futures. 


COMMENT POSTULER :

L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons et nous encourageons les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidates et les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

Nous communiquerons uniquement avec les candidat-e-s sélectionné-e-s pour une entrevue. Pas d’appels téléphoniques SVP.

Si vous souhaitez présenter votre candidature à ce poste, veuillez suivre ce lien pour vous inscrire dans la base de données des candidat-e-s de l’EUMC.

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