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Coordonnateur/trice de projet, (PMI-DEL)

The Federation of Canadian Municipalities

 

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est le porte-parole national des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des communautés auprès du gouvernement fédéral.

Poste : Coordonnateur/trice de projet, (PMI-DEL)

Service : Programmes de la FCM
Classification : Niveau 3
Échelle salariale : 50,700 $ - 63,800 $
Emplacement : Ottawa, ON

Langues :  Bilinguisme   (français   et   anglais)   exigé.   Connaissance   de   l’espagnol   grandement souhaitée.

Contexte :
Depuis 1987, la FCM travaille en partenariat avec le gouvernement du Canada par le biais d’Affaires mondiales Canada (AMC) afin de partager l’expertise municipale du Canada avec des pays en développement dans le but d’y renforcer la gouvernance locale, les services offerts et les relations municipales internationales. Le service international de la FCM, FCM International (FCMI), est responsable de la gestion des programmes internationaux financés par des sources externes et de la coordination des relations internationales de la FCM.

D’une durée de cinq ans (2016-2020), le programme Partenariats municipaux pour l’innovation en développement économique local (PMI-DEL) vise à soutenir le développement économique durable et équitable dans certains pays en développement en Afrique, en Asie et dans les Amériques. Son objectif principal est d’aider les gouvernements locaux et les associations de gouvernements locaux (AGL) du Vietnam, du Cambodge, du Mali, du Burkina Faso, de la Côte d’Ivoire, du Nicaragua et de la Bolivie à fournir des services efficaces qui permettent de faire progresser le  développement économique local de manière durable et équitable. Le PMI-DEL soutient l’engagement des partenaires du programme dans plusieurs domaines, notamment le leadership en matière de développement économique local, le développement économique inclusif, ainsi que le commerce et le développement économique régional. Les  partenaires du PMI-DEL contribueront également aux processus de partage des connaissances au niveau régional, au développement de politiques globales et à la coordination du programme. Les thèmes transsectoriels du programme sont la durabilité environnementale et l’égalité entre les femmes et les hommes.

Responsabilités clés :

En tant que coordonnteur/trice de projet, vous serez chargé(e) de fournir un support général pour l’administration et les opérations du PMI-DEL, en collaboration avec l’adjoint(e) de projet, et de faciliter l’efficacité et l’efficience dans l’organisation du travail de l’équipe du projet. Pour ce faire, vous serez appelé(e) à contribuer à l’adaptation des outils administratifs de la FCM pour le PMI-DEL, ainsi qu’à planifier, implanter et exécuter une gamme de services d’administration et de coordination en lien avec les opérations, les procédures et les ressources du PMI-DEL. Vous serez également responsable de la coordination du soutien administratif et financier pour les bureaux régionaux du programme; et vous contribuerez et participerez à la formation des employés administratifs locaux.

Responsabilités clés :

  • Fournir un appui administratif principal pour la gestion des procédures et activités liées à la gestion de la planification, du suivi et de la production de rapports pour le PMI-DEL, c’est-à-dire : coordonner les rencontres d’équipes, faire le suivi des tâches, compiler et formater des documents, prendre des notes pour les réunions du département et celles d’équipes transversales, documenter la prise de décisions et assurer le suivi des actions prioritaires.
  • Coordonner la logistique pour toutes les activités du PMI au Canada, y compris déléguer des tâches à l'assistant de programme et mobiliser un  soutien administratif supplémentaire selon les besoins.
  • En collaboration avec l’unité des Services aux programmes , contribuer à l’adaptation et au processus d’implantation de toutes les politiques, procédures et outils opérationnels et administratifs de la FCM au sein du PMI-DEL, y compris : la base de données des contacts de l’entreprise, le système de classement, les modèles de contrat et d’entente, etc.
  • Contribuer au développement et participer à la formation et à l’orientation des employés du PMI-DEL pour toutes les politiques, procédures et outils liés à l’administration et aux opérations; fournir un appui continu afin de veiller à ce que les politiques et les procédures de la FCM et du PMI-DEL soient appliquées.
  • Planifier et coordonner tous les détails administratifs et logistiques pour les réunions et pour certaines activités du programme, y compris : assurer la liaison avec les participants, les ressources externes, les employés de la FCM, etc.; coordonner la logistique (équipements audiovisuels, services d’interprétation, restauration, hébergement et déplacements pour les membres du comité, etc.); préparer les documents, en faire le suivi et les distribuer; préparer la salle de réunion; tenir les registres; réviser et codifier les factures et assurer le suivi des activités.
  • Coordonner la production de documents externes (rapports, manuels et formulaires pour le renforcement des capacités et le financement, courriels et lettres pour correspondance interne et externe, envoi de documents, etc.), y compris assurer la liaison avec les fournisseurs externes et les services de traduction, transmettre les échéanciers, rédiger des ébauches, formater et effectuer la vérification.
  • Coordonner, traiter (codifier, valider, vérifier) et suivre les bons de commande, les demandes de voyage, les factures, les demandes de remboursement de dépenses et les réconciliations des cartes de crédit pour la gestion générale du projet. Examiner les rapports financiers mensuels et effectuer un suivi lorsqu’il y a des écarts.
  • Gérer les rapports du PMI et les autres documents sur le lecteur partagé, y compris nettoyer les dossiers et créer une structure de classement logique pour tous les fichiers du PMI.
  • Épauler le travail de l’adjoint de projet de l’équipe du PMI-DEL et déléguer des tâches au besoin .
  • Prendre en charge divers projets à la demande du directeur de projet, selon les besoins.

Mise sur pied des bureaux régionaux :

    • Coordonner tous les services de la FCM (SI, RH, Finances, etc.) impliqués dans la mise sur pied des bureaux régionaux en Afrique, en Asie et en Amérique Latine.
    • Participer à la conception et à l’animation de sessions de formation et d’orientation pour le personnel administratif et financier des bureaux régionaux pour tout ce qui concerne les politiques, les procédures et les outils opérationnels et administratifs, et fournir un soutien continu afin de veiller à ce que les politiques et les procédures de la FCM et du PMI soient appliquées.

Coordination de l’équipe du PMI :

    • Fournir une coordination opérationnelle pour les membres de l’équipe du PMI (Ottawa et 3 régions); organiser les rencontres et les jours de planification de l’équipe, l’horaire et la logistique, la participation d’employés qui ne sont pas dans l’équipe du PMI, la prise de notes et le suivi des mesures à prendre.

Suivi budgétaire du PMI :

    • Préparer une analyse mensuelle des variances pour les postes liés à la gestion dans le budget du programme.

 

Connaissances, expérience et habiletés :

  • Études post-secondaires en administration des affaires, en gestion de projet ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
  • Cinq ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif et opérationnel, orienté vers la coordination organisationnelle et le service à la clientèle.
  • Solides connaissances des processus et outils de soutien administratif, des pratiques et procédures en matière de gestion administrative, des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office) et des systèmes de gestion des données.
  • Capacité à travailler de façon efficace avec des cadres de tous les niveaux ainsi qu’avec des employés; expérience avec des partenaires externes qui occupent des postes cadres, et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.
  • Excellentes aptitudes pour l’organisation du travail et pour les communications, attitude professionnelle permettant de coordonner plusieurs variables, plans d’actions, politiques administratives et contacts de haut niveau.

  • Capacité d’établir les priorités, de gérer plusieurs tâches et de prévoir les besoins dans un environnement qui évolue rapidement avec des échéanciers rapprochés.
  • Très grande attention pour les détails et la précision.
  • Excellentes aptitudes pour l'analyse, l'évaluation et la résolution des problèmes, ainsi que pour la prise de décisions.

 

Exigences linguistiques :

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles (français et anglais) est exigée. La connaissance de l’espagnol serait grandement souhaitée.

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du  marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.

 

Pour de plus amples renseignements au sujet de ce poste ou pour en savoir plus au sujet de la FCM, veuillez consulter notre site à www.fcm.ca.
Visitez la section carrières de notre site web pour soumettre votre application. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 22 août 2017.

 

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pendant une période de six mois à partir du moment de l’embauche.

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