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Adjoint(e) de programme

La Fédération canadienne des municipalités

 

 
La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux au Canada depuis 1901. La FCM est vouée à améliorer la qualité de vie et la durabilité de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. Depuis 1987, la FCM met en œuvre un programme international visant à soutenir les partenariats et les échanges techniques entre les gouvernements municipaux canadiens et les pays en développement.

Poste :  Adjoint(e) de programme
Département : FCM International
Catégorie:   Niveau 2
Échelle salariale : 42 000 $ - 53 000 $
Langues : Le français et l’anglais sont obligatoires, l’espagnol serait un atout


Objectif principal :


Le ou la titulaire est responsable du soutien administratif, logistique et organisationnel du programme qui lui a été assigné, pour une région particulière ou dans un domaine thématique particulier.  Il ou elle agit en tant que point de contact central pour les demandes de renseignements et de services liés aux programmes nationaux ou internationaux. 

Principales responsabilités :

  • Agir comme point de contact central pour les questions administratives et logistiques liées au programme assigné, en répondant notamment aux demandes de renseignements ou en les transférant aux personnes appropriées. En coordination avec le gestionnaire de programme, assurer la liaison avec le personnel du programme, les services corporatifs de la FCM (unité de services aux programmes, Finances, TI, RH), les participants aux missions et les partenaires, et assurer le suivi de renseignements ou de documents manquants ou d’autres demandes.
  • Coordonner tous les plans de déplacement liés au programme assigné (hébergement, transport, assurance, avances, ainsi de suite) pour le personnel, les experts-conseils et les volontaires; conseiller les partenaires, volontaires et experts-conseils en matière de politiques et de processus relatifs aux déplacements de la FCM et du Conseil du Trésor; si pertinent, assurer la liaison avec le bureau décentralisé du programme pour assurer la coordination des plans de déplacements internationaux.
  • Examiner, traiter (codifie, valide, vérifie) et soumettre les factures, demandes de remboursement de dépenses et requêtes de chèque au Service des finances. Peut avoir à assurer le suivi des dépenses par rapport au budget, à assembler des données et à fournir des renseignements en vue de la planification budgétaire annuelle.
  • Organiser la logistique pour les activités de programme comme les rencontres, ateliers, visites d’études, programmes d’observation en situation de travail, missions au Canada ou à l’échelle internationale, séances d’information et activités spéciales, en coordination avec le personnel du programme, les partenaires et les municipalités d’accueil.
  • Assurer le soutien administratif du programme, dont la rédaction, la révision et/ou la relecture de divers documents; conserver une copie électronique des documents du programme (c.-à-d. profil des voyageurs, listes de contrôle de mission, coordonnées, copies de passeports, formulaires d’assurance, notes biographiques, etc.), de manière à en permettre une extraction efficace et efficiente.
  • Soutenir le renforcement des capacités des partenaires et du personnel de terrain, le cas échéant, sur des sujets touchant l’administration, la logistique, l’interprétation des politiques et la mise en œuvre de systèmes et d’outils administratifs, et cela, de manière à assurer la conformité aux pratiques de la FCM.
  • Fournir du soutien, sur demande, pour des fonctions de gestion du programme (p.ex. élaboration et suivi des plans et budgets annuels, recrutement et sélection des volontaires, etc.).
  • Participer au groupe de coordination d’enjeux administratifs et opérationnels et assurer, au besoin, un soutien d'appoint à d'autres adjoint(e)s aux programmes.
  • Assurer la liaison avec le personnel de la FCM et les fournisseurs externes de services dans des aspects liés à la coordination et au suivi de la traduction et de la production de documents, la coordination et la confirmation des plans de déplacement et la planification et la coordination logistique des rencontres et activités.
  • Peut avoir à participer à des équipes interfonctionnelles pour des initiatives du département FCM-Programmes et/ou de la FCM.
  • Participer à des comités de la FCM afin de fournir de la rétroaction et des mises à jour régulières sur des questions administratives; sur demande, assister à des réunions internes au nom du gestionnaire de programme et fournir des mises à jour sur les activités de programme à ces occasions.

Connaissances et experience :

  • Études postsecondaires en administration, en soutien administratif ou dans une autre discipline pertinente.
  • Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
  • Solide connaissance des pratiques et des processus administratifs (par ex., gestion des dossiers imprimés et électroniques, des modèles et des formats de documents de gestion).
  • Solide connaissance des processus et des outils de soutien de gestion et des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office).
  • Bonnes compétences en organisation du travail, en relations interpersonnelles et en communications; attitude professionnelle permettant de coordonner des variables de programme, des parties prenantes et des contacts de haut niveau divers.
  • Capacité confirmée d'établir les priorités et de gérer plusieurs tâches à la fois, dans un milieu évoluant rapidement et dans le respect d’échéances et de délais de réalisation serrés.
  • Attention minutieuse aux détails et à l’exactitude.
  • Capacité de préserver la confidentialité et de faire preuve de discrétion et de tact dans le traitement de renseignements délicats.
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.
  • Expérience de travail à l’étranger ou dans des programmes internationaux constituerait un atout.
  • Capacité de travailler avec des personnes de milieux culturels divers.
  • Compréhension des principes de gestion financière.
  • Compréhension des directives et des obligations contractuelles applicables aux programmes financés par des donateurs.

Exigences linguistiques

  • Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles et grandes habiletés de communication verbale et écrite.
  • La connaissance d’une troisième langue constitue un solide atout (c.-à-d., ukrainien, espagnol).

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail); travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard; être assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés; et l'accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services aux employés. 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web au www.fcm.ca.

Pour poser votre candidature, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site Web. La date limite de présentation des candidatures est le 27 octobre 2016.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche.

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